Penyebaran luas perangkat dan teknologi baru telah membuat proses mengelola komunikasi menjadi lebih menantang. Para manajer TI harus merangkul perangkat dan media komunikasi baru tersebut – termasuk jejaring sosial – dan merancang solusi kolaborasi untuk bisnis.
Unified Communications (UC) merupakan paduan dari semua bentuk komunikasi suara, video, web, teks, e-mail, desktop dan mobile di jaringan IP yang mendobrak batasan jarak, waktu dan media. Dengan UC, organisasi dapat berjalan lebih efisien, sementara para karyawan menikmati kendali lebih besar tentang kapan dan dengan cara bagaimana mereka mau dihubungi.
UC menciptakan lingkungan komunikasi yang mulus (seamless), membuat sebarang individu, sumberdaya atau proses bisnis tersedia kapan pun, di mana pun dan dari sembarang jaringan dan sebarang antarmuka, misalnya via PC, telepon atau perangkat mobile.
Teknologi telah mengubah cara orang bekerja – memicu lebih banyak kolaborasi yang mengantarkan peningkatan produktivitas. Ia juga dapat meningkatkan kinerja proses bisnis, meningkatkan kepuasan pelanggan, dapat mengurangi biaya dan meringankan resiko.
Namun, tantangannya adalah menemukan dan menerapkan satu solusi komunikasi yang cocok bagi semua pengguna dan sesuai dengan cara kerja para karyawan.
Pendekatan yang Tepat
Ketika memilih sebuah solusi UC, organisasi harus memperhatikan bagaimana melakukan pendekatan people-centric dalam berkomunikasi. Artinya, para pengguna teknologi harus dianggap sebagai prioritas pertama dalam menentukan apa dan bagaimana teknologi akan diterapkan.
Ini akan memberikan peningkatan kinerja, proses yang lebih ramping, pengambilan keputusan yang lebih cepat dan peningkatan produktivitas. Jadi pertimbangan pertama ketika memilih sebuah solusi UC haruslah mendefinisikan kebutuhan kolaborasi Anda.
Agar tidak terperangkap dari penerapan silo komunikasi lain dalam organisasi, para manajer TI wajib memahami kebutuhan kolaborasi dari setiap departemen atau unit bisnis dan membangun peta komunikasi yang memenuhi kebutuhan tersebut. Ini seharusnya juga mencakup pelatihan bagi pengguna dan rencana adopsi pengguna.
Platform yang Tepat
Pertimbangan berikutnya haruslah memilih platform yang tepat. Sebuah rangka kerja UC hanya akan sekuat infrastruktur yang menjadi fondasinya. Layanan suara, data dan video harus bertumpu pada infrastruktur sama yang mengantarkan manfaat maksimal bagi bisnis dalam hal biaya, manajemen dan kesederhanaan.
Bisa saja membuat host dan mengelola jaringan-jaringan yang terpisah untuk setiap elemen tersebut, tetapi itu mahal dan bisa sulit diskalakan. Adalah penting bahwa jaringan data pendukung harus mampu bekerja ketika ada tambahan tuntutan bandwidth dari kebutuhan bisnis yang digerakkan oleh bisnis.
Untuk mengelola biaya penerapan komunikasi, memperhatikan pemilihan arsitektur dengan standar terbuka menjadi penting. Banyak vendor UC mempromosikan strategi “cabut dan ganti” yang mengharuskan sebuah organisasi mengeluarkan setiap PBX (private branch exchange) yang sudah tua dan menggantinya dengan PBX Internet Protocol (IP) baru ketika organisasi akan menerapkan sebuah solusi UC.
Strategi ini sebenarnya membatasi nilai dari penerapan dan organisasi harus mencari vendor yang punya strategi “rangkul dan peluk” yang memaksimalkan penggunaan teknologi yang sudah ada. Pendekatan ini berarti penerapan lingkungan UC tidaklah harus beranggaran mahal.
Saat ini, SME (perusahaan dengan skala kecil sampai menengah), dan perusahaan-perusahaan besar memiliki beragam pilihan dan platform yang tidak mahal. Dengan memanfaatkan teknologi SIP (Session Initiation Protocol), investasi yang sudah ditanamkan dalam teknologi dapat dipadukan untuk menciptakan sebuah rangka kerja UC yang baru.
Vendor yang Tepat
Terakhir, untuk mendapatkan manfaat maksimal dari investasi UC, Anda harus memilih vendor yang tepat. Kekuatan infrastruktur dan pengalaman UC total sangat ditentukan oleh pengetahuan, kemampuan dan dukungan on-ground dari vendor dan mitra jaringan.
Industri UC memiliki banyak vendor yang menyajikan solusi “ujung-ke-ujung” atau “pilihan terbaik”. Periksa daftar di bawah untuk memastikan bahwa Anda memilih vendor yang tepat untuk organisasi Anda:
- Platform terbuka: Standar industri yang didasarkan pada platform terbuka harus diutamakan karena menyediakan integrasi yang lebih baik bagi aplikasi-aplikasi bisnis Anda. Banyak solusi UC yang hanya terbuka pada tingkatan tertentu. Contoh, sebuah solusi mungkin menyediakan satu atau dua antarmuka terbuka sebagai fitur dasar, tetapi fitur yang lebih canggih tetap tertutup bagi solusi vendor tersebut.
- Orientasi servis dan sekuriti: Menerapkan UC di tipe arsitektur yang baru bisa menjadi rumit. Enterpise harus mencari vendor yang punya layanan managed yang kuat, profesional secara global untuk membantu mereka menavigasi transisi.
- Sekuriti real time: Solusi UC yang aman harus mencakupkan sekuriti yang terbangun secara internal (built-in), bukan ditambahkan sebagai satu lapisan.
- Kompatibilitas multivendor: Sebuah solusi yang dapat bekerja dalam lingkungan multivendor merupakan keharusan untuk sebuah implementasi yang kuat dan scalable.
Tentang Penulis: Endang Rachmawati adalah Country Manager Avaya Indonesia
28 Nov 2010
